Telefonische Krankschreibung 2026: Regeln und Grenzen
Die telefonische Krankschreibung ist seit Dezember 2023 dauerhaft möglich, aber sie ist an enge Voraussetzungen gebunden: eine leichte Erkrankung, höchstens fünf Kalendertage und eine Arztpraxis, die den Patienten bereits kennt. Wer diese Voraussetzungen nicht erfüllt, hört am Telefon ein Nein und weiß oft nicht, was dann noch geht. Dieser Beitrag erklärt die Regeln der Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie, ihre Grenzen, den Beweiswert der Bescheinigung gegenüber dem Arbeitgeber und die Wege, die Patienten ohne feste Praxisbindung bleiben.
Was ist eine telefonische Krankschreibung?
Eine telefonische Krankschreibung ist eine ganz gewöhnliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, bei der die ärztliche Beurteilung im Telefonat stattfindet statt im Sprechzimmer. Das Dokument selbst unterscheidet sich in nichts von einer Bescheinigung nach einem Praxisbesuch, es trägt keinen Vermerk über den Weg der Feststellung.
Rechtlich stützt sich das auf die Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses. Während der Pandemie war die telefonische Feststellung eine befristete Sonderregelung, die mehrfach verlängert und mehrfach wieder ausgesetzt wurde. Seit Dezember 2023 ist sie dauerhaft in der Richtlinie verankert und damit keine Ausnahme mehr, sondern ein regulärer Weg.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Meldung und Nachweis. Die Meldung beim Arbeitgeber müssen Sie am ersten Tag der Erkrankung selbst erledigen, dafür braucht es keinen Arzt. Die Bescheinigung ist der Nachweis, den der Arbeitgeber verlangen darf, und nur sie setzt eine ärztliche Beurteilung voraus. Wer diese beiden Pflichten verwechselt, meldet sich zu spät und diskutiert anschließend über etwas, das die Bescheinigung gar nicht heilen kann.
Für wie viele Tage gilt sie?
Die telefonische Feststellung ist auf bis zu fünf Kalendertage begrenzt. Kalendertage heißt: Wochenenden und Feiertage zählen mit. Wer am Donnerstag telefonisch krankgeschrieben wird, ist damit unter Umständen nur bis Montag abgedeckt.
Diese Grenze ist bewusst gesetzt. Eine kurze, selbstlimitierende Erkrankung lässt sich im Gespräch zuverlässig einschätzen, ein längerer oder unklarer Verlauf nicht. Wer länger ausfällt, braucht deshalb eine erneute ärztliche Beurteilung, und diese muss auf einem anderen Weg erfolgen.
Eine Folgebescheinigung darf nämlich nicht wieder telefonisch ausgestellt werden, wenn schon die erste Feststellung telefonisch erfolgt ist. Genau an dieser Stelle scheitern viele Verläufe: Der erste Anruf klappt, der zweite nicht. Planen Sie deshalb bei Beschwerden, die erfahrungsgemäß länger als eine knappe Woche dauern, von Anfang an einen anderen Weg ein. Und achten Sie darauf, dass zwischen zwei Bescheinigungen keine Lücke entsteht: Schon ein einziger unbescheinigter Tag kann den Anspruch auf Entgeltfortzahlung gefährden.
Gilt das für jede Arztpraxis und jeden Patienten?
Nein. Die telefonische Feststellung setzt voraus, dass die Praxis den Patienten bereits kennt, dass er dort also in der Kartei geführt wird und schon einmal persönlich vorstellig war. Für unbekannte Patienten ist dieser Weg ausdrücklich nicht vorgesehen.
Der Grund ist medizinisch und nicht bürokratisch. Wer eine Vorgeschichte kennt, kann am Telefon einordnen, ob die geschilderten Beschwerden zum bekannten Bild passen oder ob etwas Neues dahintersteckt. Ohne diese Vorgeschichte fehlt der Maßstab, und die Fernbeurteilung wird unsicher.
Hinzu kommt eine Selbstverständlichkeit, die viele überrascht: Keine Praxis ist verpflichtet, telefonisch krankzuschreiben. Die Richtlinie erlaubt es, sie schreibt es nicht vor. Viele Praxen bieten das nur in festen Zeitfenstern an, andere gar nicht, weil sie den Aufwand im laufenden Betrieb nicht abbilden können. Ein Anspruch darauf besteht nicht, auch nicht nach jahrelanger Behandlung.
Wann ist die telefonische Feststellung ausgeschlossen?
Ausgeschlossen ist sie immer dann, wenn sich die Erkrankung am Telefon nicht sicher beurteilen lässt. Die Richtlinie spricht von Erkrankungen ohne schwere Symptomatik, und diese Einschränkung ist der eigentliche Kern der Regelung.
Konkret ist der Weg nicht geeignet bei Atemnot, starken oder ungeklärten Schmerzen, hohem Fieber über mehrere Tage, Bewusstseinsstörungen, neurologischen Ausfällen, akuten Bauchbeschwerden oder dem Verdacht auf eine Erkrankung, die eine körperliche Untersuchung oder Laborwerte erfordert. Auch nach Unfällen und bei Verdacht auf eine psychische Krise ist eine Fernbeurteilung nicht der richtige Weg.
Unabhängig davon kann die Ärztin oder der Arzt jederzeit entscheiden, dass eine persönliche Vorstellung nötig ist. Diese Entscheidung ist keine Schikane, sondern die Kehrseite ärztlicher Verantwortung: Wer aus der Ferne beurteilt, muss auch erkennen, wann das nicht mehr trägt. Ein Angebot, das diese Grenze nicht kennt und ein Ergebnis vorab zusagt, sollte Sie misstrauisch machen.
Welche Alternativen gibt es ohne feste Praxisbindung?
Wer keine Praxis hat, die ihn kennt, hat weiterhin drei Wege: die persönliche Vorstellung, die Videosprechstunde und die ärztliche Beurteilung anhand eines ausführlichen medizinischen Fragebogens.
Die Videosprechstunde ist der von der Richtlinie ausdrücklich vorgesehene Weg auch für Patienten, die in der Praxis unbekannt sind, allerdings mit kürzeren Fristen als beim persönlichen Termin. Sie setzt voraus, dass Sie zur vereinbarten Zeit erreichbar sind und eine stabile Verbindung haben.
Die schriftliche Fernbeurteilung funktioniert anders: Sie beantworten strukturierte Fragen zu Beschwerden, Verlauf, Vorerkrankungen und Medikamenten, und die Ärztin oder der Arzt wertet diese Angaben aus. Wir arbeiten ausschließlich nach diesem Modell. Wir bieten weder eine Videosprechstunde noch ein Telefonat noch einen Chat in Echtzeit an. Das ist kein technischer Rückstand, sondern eine bewusste Entscheidung: Ein sorgfältig ausgefüllter Fragebogen liefert häufig mehr belastbare Angaben als ein Gespräch unter Zeitdruck, und er lässt sich unabhängig von Sprechzeiten ausfüllen. Der Preis dafür ist Ehrlichkeit in die andere Richtung: Was sich nur durch Anschauen, Abhören oder Tasten klären lässt, klärt dieser Weg nicht.
Muss der Arbeitgeber eine Bescheinigung ohne Praxisbesuch akzeptieren?
Ja, sofern sie von einer approbierten Ärztin oder einem approbierten Arzt ordnungsgemäß ausgestellt wurde. Das Entgeltfortzahlungsgesetz verlangt einen ärztlichen Nachweis, es schreibt aber keinen Kommunikationsweg vor.
Eine ordnungsgemäß ausgestellte Bescheinigung hat vor dem Arbeitsgericht einen hohen Beweiswert. Der Arbeitgeber kann diesen Beweiswert nur erschüttern, wenn er konkrete Umstände vorträgt, die ernsthafte Zweifel begründen. Ein pauschales Misstrauen gegenüber Fernbeurteilungen genügt dafür nicht.
Für Bescheinigungen aus dem europäischen Ausland hat das Bundesarbeitsgericht am 15.01.2025 klargestellt, dass sie denselben Beweiswert haben wie eine in Deutschland ausgestellte Bescheinigung. Das ist für Patienten relevant, die von einer Ärztin oder einem Arzt mit Approbation aus einem anderen EU-Staat beurteilt werden. Praktischer Rat trotzdem: Reichen Sie den Nachweis zügig und vollständig ein, halten Sie die im Betrieb übliche Meldeform ein und vermeiden Sie Rückdatierungen, für die es keine nachvollziehbare medizinische Grundlage gibt. Auffällige Datumsangaben sind der häufigste Anlass, aus dem Arbeitgeber überhaupt Zweifel formulieren.
Was hat sich mit der elektronischen AU geändert?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung betrifft den Weg zur Krankenkasse, nicht den Weg zum Arbeitgeber. Bei gesetzlich Versicherten übermittelt die Praxis die Bescheinigung elektronisch an die Krankenkasse, und der Arbeitgeber ruft die Daten dort ab. Der Ausdruck für die Versicherten bleibt als Nachweis erhalten.
Daraus entsteht ein Missverständnis, das immer wieder für Ärger sorgt: Der Abruf funktioniert nur, wenn die ausstellende Praxis an dieses Verfahren angebunden ist. Bescheinigungen aus einer rein privatärztlichen Behandlung und Bescheinigungen von Ärztinnen und Ärzten aus dem EU-Ausland laufen nicht über diesen Kanal.
In diesem Fall bleibt es beim klassischen Weg: Sie legen die Bescheinigung selbst vor. Das ist rechtlich vollkommen ausreichend, sorgt in der Personalabteilung aber gelegentlich für Rückfragen. Reichen Sie das Dokument deshalb aktiv ein, statt darauf zu warten, dass es von allein im System auftaucht. Ihre Meldepflicht gegenüber dem Arbeitgeber bleibt davon in jedem Fall unberührt.
Was wir anbieten und was nicht
Wir bieten eine ärztliche Beurteilung auf Grundlage eines ausführlichen Fragebogens an, ausgewertet von einem Arzt mit polnischer Approbation, eingetragen bei der Ärztekammer in Olsztyn. Was wir ausdrücklich nicht anbieten: eine zugesagte Bescheinigung, eine Diagnose per Formular und ein Dokument ohne ärztliche Prüfung Ihrer Angaben.
Bezahlt wird die ärztliche Beurteilung, nicht die Ausstellung eines Dokuments. Kommt der Arzt aus medizinischen Gründen zu dem Ergebnis, dass er keine Bescheinigung ausstellen kann, erstatten wir die Gebühr. Keine Erstattung gibt es dagegen, wenn Sie Unterlagen, um die der Arzt ausdrücklich gebeten hat, nicht nachreichen: In diesem Fall hat die Beurteilung stattgefunden und ist an der fehlenden Mitwirkung gescheitert. Diese Regel steht so in unseren Bedingungen, damit niemand sie erst im Streitfall liest.
Und eine ehrliche Grenze zum Schluss: Für akute, schwere oder unklare Beschwerden ist jede Form der Fernbeurteilung der falsche Weg. Bei Atemnot, starken Schmerzen, hohem Fieber oder Verdacht auf einen Notfall gehören Sie in eine Arztpraxis, zum ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116117 oder im Notfall in die 112.
Wie viele Tage kann ich telefonisch krankgeschrieben werden?
Bis zu fünf Kalendertage. Wochenenden und Feiertage zählen mit. Eine Verlängerung auf demselben Weg ist ausgeschlossen, wenn schon die erste Feststellung telefonisch erfolgt ist. Für einen längeren Verlauf brauchen Sie eine erneute ärztliche Beurteilung über einen anderen Weg.
Gilt das für jede Arztpraxis?
Nein. Die Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie erlaubt die telefonische Feststellung, verpflichtet aber keine Praxis dazu. Viele Praxen bieten sie nur in festen Zeitfenstern oder gar nicht an. Einen Anspruch darauf gibt es nicht, auch nicht als langjährige Patientin oder langjähriger Patient.
Was gilt, wenn ich in der Praxis unbekannt bin?
Dann ist die telefonische Feststellung ausgeschlossen. Die Regelung setzt voraus, dass die Praxis Sie kennt und Sie dort schon einmal persönlich vorstellig waren. Für unbekannte Patienten bleiben die persönliche Vorstellung, die Videosprechstunde oder eine ärztliche Beurteilung anhand eines ausführlichen Fragebogens.
Kann eine telefonische Krankschreibung verlängert werden?
Nicht auf demselben Weg. Wenn die vorangegangene Feststellung telefonisch erfolgt ist, darf die Folgebescheinigung nicht wieder telefonisch ausgestellt werden. Dafür ist eine persönliche Vorstellung oder eine Videosprechstunde nötig. Achten Sie darauf, dass zwischen zwei Bescheinigungen keine Lücke entsteht.
Welche Alternative habe ich am Wochenende?
Am Wochenende erreichen Sie den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116117, bei Notfällen die 112. Für eine Einschätzung ohne Termin und ohne Sprechzeiten kommt zusätzlich eine schriftliche ärztliche Fernbeurteilung in Betracht. Für akute schwere Beschwerden ist sie ausdrücklich nicht geeignet.