Krankmeldung beim Arbeitgeber: was gilt

Krankmeldung und Krankschreibung: zwei verschiedene Pflichten

Im Alltag werden beide Wörter oft gleich benutzt, rechtlich sind es zwei Schritte. Die Krankmeldung ist Ihre eigene Mitteilung an den Arbeitgeber: Nach § 5 Abs. 1 Satz 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) müssen Sie ihm die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Unverzüglich bedeutet „ohne schuldhaftes Zögern“, so umschreibt es § 121 BGB. Melden Sie sich deshalb am ersten Krankheitstag, am besten vor Arbeitsbeginn.

Die Krankschreibung ist der ärztliche Nachweis, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU-Bescheinigung). Sie ersetzt die Krankmeldung nicht: Auch wenn die Praxis die Daten elektronisch an Ihre Krankenkasse übermittelt, informieren Sie den Arbeitgeber weiterhin selbst. Darauf weisen die Bundesregierung und die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) ausdrücklich hin. Was ein Attest von der AU-Bescheinigung unterscheidet, erklärt der Beitrag zum ärztlichen Attest.

Ab wann Sie eine AU-Bescheinigung brauchen

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, verlangt § 5 Abs. 1 Satz 2 EntgFG eine ärztliche Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer, vorzulegen spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag. Mitgezählt werden alle Kalendertage, also auch Wochenenden und Feiertage. Der Arbeitgeber darf die Bescheinigung nach Satz 3 derselben Vorschrift früher verlangen, auch schon vom ersten Krankheitstag an; eine Begründung braucht er dafür nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 14.11.2012 (5 AZR 886/11) nicht. Fragen Sie im Zweifel nach, was in Ihrem Betrieb gilt.

Für gesetzlich Versicherte gilt eine Besonderheit: § 5 Abs. 1a EntgFG nimmt sie, von zwei Ausnahmen abgesehen, von der Pflicht aus, die Bescheinigung selbst vorzulegen. Sie müssen aber zu denselben Zeitpunkten die Arbeitsunfähigkeit ärztlich feststellen lassen und sich eine Bescheinigung aushändigen lassen. Die Frist für die ärztliche Feststellung bleibt also dieselbe, nur das Papier für den Arbeitgeber entfällt.

Fehlt eine Bescheinigung, die Sie vorlegen müssen, darf der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung verweigern, solange sie fehlt (§ 7 Abs. 1 Nr. 1 EntgFG). Das gilt nicht, wenn Sie das Versäumnis nicht zu vertreten haben (§ 7 Abs. 2 EntgFG).

Was aus dem gelben Zettel wurde: die elektronische AU

Früher erhielten Beschäftigte die AU-Bescheinigung auf dem Papiervordruck Muster 1, nach seiner Farbe „gelber Zettel“ genannt, und gaben je eine Ausfertigung an Krankenkasse und Arbeitgeber weiter. Heute übermittelt die Praxis die Daten elektronisch an die Krankenkasse; die AU-Richtlinie sieht dieses Verfahren seit dem 1. Januar 2021 vor. Seit dem 1. Januar 2023 rufen Arbeitgeber die Daten gesetzlich Versicherter bei deren Krankenkasse ab, so beschreibt es die KBV in ihrer Praxisinformation zur elektronischen AU.

Damit der Arbeitgeber weiß, dass er Daten abrufen soll, braucht er Ihre Krankmeldung. Die Bescheinigung selbst müssen Sie nicht weiterleiten. Für Ihre Unterlagen bekommen Sie in der Praxis in der Regel einen Ausdruck, aus dem hervorgeht, wie lange Sie krankgeschrieben sind; wird die Bescheinigung in Ihre elektronische Patientenakte eingestellt, ersetzt das laut KBV den Ausdruck. Steht schon bei der Ausstellung fest, dass die Daten wegen einer technischen Störung nicht übermittelt werden können, gibt die Praxis Ihnen unterschriebene Ausfertigungen für Krankenkasse und Arbeitgeber mit, die Sie selbst weiterreichen.

Welche Angaben der Arbeitgeber abrufen kann, zählt § 109 SGB IV auf: unter anderem Ihren Namen, Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, das Datum der ärztlichen Feststellung, die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung und die Angabe, ob Anhaltspunkte für einen Unfall vorliegen.

Wann Sie die Bescheinigung weiterhin selbst vorlegen

Das elektronische Verfahren deckt nicht jede Situation ab. In diesen Fällen bleibt es bei der Pflicht, die Bescheinigung dem Arbeitgeber selbst vorzulegen:

• Sie sind privat krankenversichert; die Ausnahme in § 5 Abs. 1a EntgFG gilt nur für gesetzlich Versicherte.
• Die Arbeitsunfähigkeit hat ein Arzt festgestellt, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt, etwa in einer reinen Privatpraxis (§ 5 Abs. 1a Satz 3 Nr. 2 EntgFG).
• Sie arbeiten geringfügig in einem Privathaushalt (§ 5 Abs. 1a Satz 3 Nr. 1 EntgFG).
• Die Bescheinigung stammt von einem Arzt im Ausland; laut KBV bleibt es hier vorerst beim bisherigen Verfahren mit Vorlagepflicht.
• Sie betreuen ein krankes Kind: Die Bescheinigung dafür wird auf Muster 21 ausgestellt und dem Arbeitgeber vorgelegt.

Krank im Ausland: zusätzliche Mitteilungspflichten

Beginnt die Arbeitsunfähigkeit während eines Aufenthalts im Ausland, müssen Sie dem Arbeitgeber nach § 5 Abs. 2 EntgFG die Arbeitsunfähigkeit, ihre voraussichtliche Dauer und Ihre Adresse am Aufenthaltsort auf dem schnellstmöglichen Weg mitteilen; die Kosten dafür trägt der Arbeitgeber. Gesetzlich Versicherte zeigen die Arbeitsunfähigkeit zusätzlich unverzüglich ihrer Krankenkasse an. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als angezeigt, ist auch das der Krankenkasse mitzuteilen. Wer arbeitsunfähig nach Deutschland zurückkehrt, zeigt die Rückkehr dem Arbeitgeber und der Krankenkasse unverzüglich an.

Folgebescheinigung, Lücken und Krankengeld

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als bescheinigt, brauchen Sie eine neue Bescheinigung, die Folgebescheinigung (§ 5 Abs. 1 Satz 4 EntgFG). Nach § 5 Abs. 4 der AU-Richtlinie soll die voraussichtliche Dauer nicht für mehr als zwei Wochen im Voraus bescheinigt werden; ist es wegen der Erkrankung sachgerecht, sind bis zu einem Monat möglich. Besteht die Arbeitsunfähigkeit auch an arbeitsfreien Tagen wie Wochenenden, Feiertagen oder Brückentagen, wird sie für diese Tage mitbescheinigt.

Bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit zahlt der Arbeitgeber das Entgelt bis zu sechs Wochen weiter (§ 3 Abs. 1 EntgFG). Danach kann bei gesetzlich Versicherten Krankengeld folgen. Dafür zählt eine lückenlose Feststellung: Die weitere Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit muss spätestens am nächsten Werktag nach dem zuletzt bescheinigten Ende ärztlich festgestellt werden, wobei Samstage nicht als Werktage gelten (§ 46 SGB V).

Rückwirkend darf eine Arbeitsunfähigkeit nur ausnahmsweise, nach gewissenhafter Prüfung und in der Regel nur bis zu drei Tage bescheinigt werden (§ 5 Abs. 3 AU-Richtlinie). Planen Sie den nächsten Arzttermin deshalb so, dass keine Lücke entsteht. Was bei einer rückwirkenden Krankschreibung gilt, lesen Sie im eigenen Beitrag.

Wie eine Krankschreibung zustande kommt

Die Arbeitsunfähigkeit darf nach § 4 Abs. 5 AU-Richtlinie nur auf Grund einer ärztlichen Untersuchung festgestellt werden: unmittelbar persönlich, etwa in der Praxis, per Video oder unter den Voraussetzungen von Absatz 5a nach telefonischer Anamnese. Per Video kann eine Praxis Versicherte, die sie nicht aus früherer Behandlung kennt, erstmals für bis zu drei Kalendertage krankschreiben, bekannte Versicherte für bis zu sieben. Wir selbst bieten weder Videosprechstunden noch Telefongespräche an.

Ist eine Videosprechstunde nicht möglich, erlaubt § 4 Abs. 5a eine Feststellung nach telefonischer Anamnese: nur bei Erkrankungen ohne schwere Symptomatik, nur für Versicherte, die die Praxis bereits kennt, und erstmals für bis zu fünf Kalendertage. Die Einzelheiten stehen im Beitrag zur telefonischen Krankschreibung. Ist Ihre Praxis geschlossen, erreichen Sie den ärztlichen Bereitschaftsdienst rund um die Uhr unter 116 117, bei Lebensgefahr den Notruf 112.

Was sich ändern soll

In einer Meldung vom 13. Juli 2026 schreibt die Bundesregierung, die Koalitionsfraktionen hätten sich darauf verständigt, die telefonische Krankschreibung abzuschaffen und die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab dem ersten Krankheitstag verpflichtend zu machen. Geltendes Recht ist das nicht: Bis zur Umsetzung bleiben nach derselben Meldung die bisherigen Regelungen bestehen. Die Fristen auf dieser Seite folgen dem geltenden Wortlaut von § 5 EntgFG und der AU-Richtlinie.